Waarom bewaartermijnen ertoe doen
Bij een geschil over uitgevoerde werken, een verzekeringsclaim of een controle vraagt men vaak naar documentatie van jaren geleden. Als je niet weet hoe lang je iets moet bewaren, gooi je te snel weg — of stapel je alles eindeloos op zonder structuur.
De termijnen hieronder zijn algemene vuistregels op basis van courante Belgische regelgeving. Je exacte situatie (contractvorm, verzekering, sector) kan afwijken — raadpleeg bij twijfel je boekhouder, architect of jurist.
Tienjarige aansprakelijkheid (ernstige gebreken)
Voor ernstige gebreken aan de stabiliteit of soliditeit van een bouwwerk geldt in België doorgaans een aansprakelijkheidstermijn van 10 jaar vanaf de (voorlopige of definitieve) oplevering.
- Bewaar opleverdocumenten, verborgen-werkenfoto's en checklists minstens 10 jaar na oplevering
- Dit geldt vooral voor structurele elementen: funderingen, draagmuren, dakstructuur, waterdichting
- Foto's van verborgen werken (leidingen, bekabeling vóór afwerking) zijn hier het meest waardevol, net omdat ze nadien niet meer zichtbaar zijn
Boekhoudkundige en fiscale documenten
Facturen en boekhoudstukken volgen doorgaans de algemene fiscale bewaarplicht.
- Facturen (aan- en verkoop): meestal 7 jaar te bewaren (fiscale controletermijn + 3 jaar)
- Boekhoudkundige stukken die de basis vormen van de jaarrekening: minstens 7 jaar
- BTW-relevante documenten: raadpleeg je boekhouder voor de exacte termijn in jouw situatie
Verzekeringsdossiers en schadeclaims
Verzekeraars vragen vaak om een chronologisch, gedateerd fotodossier bij een schadegeval.
- Bewaar schade- en herstelfoto's minstens tot de volledige afhandeling van het dossier, en idealiter langer
- Voor bouwverzekeringen (bv. tienjarige aansprakelijkheidsverzekering) sluit de bewaartermijn best aan bij de verzekeringstermijn zelf
- Noteer telkens datum, adres/project en betrokken uitvoerder bij het schadebeeld
In de praktijk: liever te lang dan te kort
Digitale opslag is goedkoop; een ontbrekend dossier kost achteraf veel meer tijd en discussie. Vuistregel: bewaar projectfoto's, checklists en rapporten minstens 10 jaar, en facturen/boekhouding minstens 7 jaar — met een duidelijke koppeling naar project, datum en adres zodat je snel iets teruggevindt.
In Werflog blijven foto's, checklists en rapporten per project bewaard zolang je account actief is, met exportmogelijkheid — zodat een lange bewaartermijn geen aparte archiveringsklus wordt.
Veelgestelde vragen
Is dit juridisch bindend advies?
Nee. Dit is een algemeen overzicht van courante termijnen in de Belgische bouwsector. Voor jouw specifieke contract, verzekering of geschil raadpleeg je een architect, boekhouder of jurist.
Moet ik alle werffoto's 10 jaar bewaren, ook onbelangrijke?
Niet elke foto heeft dezelfde waarde. Foto's van verborgen werken, structurele elementen en opleveringen zijn het belangrijkst om lang te bewaren. Foto's van dagelijkse voortgang zonder bewijswaarde kun je korter bewaren.
Verandert dit bij een geschil dat al loopt?
Bij een lopend geschil of een aangekondigde claim bewaar je alle relevante documentatie tot de zaak volledig is afgehandeld, ongeacht de algemene termijn hierboven.